無駄な会議を行っていませんか？
あなたは普段行っている会議の意味をしっかりと理解できているでしょうか。
社内会議が単なる定例事項になってしまい、何をやっているかわからない、まともに意見が出てこない、社長が同じ話を繰り返しているだけ、そんな時間を無駄にする会議を行っている企業は多いようです。
（ドキッ！）
何年か前に、上手な会議のやり方、会議で成果を出す方法など、意味のない会議で時間を無駄にしない方法論が、書籍やネットで話題になっていました。
それでも、会議は踊るんです（意味は違いますが）。なぜ、一向に無駄な会議がなくならないかというと、今行っている会議がダメな会議だと気づいていないからでしょう。
これはもちろん社長の責任です。
というわけで今日は、やってはいけない3つの無駄会議と簡単な改善方法をご紹介したいと思います。
もしあなたが社長なら、今行っている会議がダメかどうかをまず確認して下さい。もしあなたが社長でなければ、さり気なくこの記事のURLを社長に送ってあげてください。
やってはいけない無駄会議1.方向性がない会議
会議には様々な種類があります。営業会議、報告会議、役員会議などなど。
あなたの会社の会議が何を目的として行っているのか、明確に理解できますか？そして、それらの会議で目的は達成されていますか？
今行っている会議に目的が設定されておらず、目的の達成率さえも分からずに定例会議化してしまっていると、会議の話題が色々な方向にとっちらかった堂々巡りを起こしてしまいます。
まずその会議の趣旨を明確にしましょう。趣旨はこの3タイプに分かれます。
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1.ある報告をみんなで聞くための報告会議
2.意見を出し合ってブラッシュアップするための意見会議
3.項目に対して承認、否決を決めるための決定会議
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方向性がない会議の対策1.報告会議の場合
もし、報告会議がダラダラしてしまうなら、報告者の持ち時間が決まっていないのかもしれません。また、話す内容のルールが決まっていないのかもしれません。
初めて行う報告会議であればトライ＆エラーの必要はありますが、何度か行っている会議でこれらが決まっていないのは会議進行役の怠慢と言えるでしょう。
方向性がない会議の対策2.意見会議の場合
意見会議は、会議全体の時間を区切らなければいけません。意見会議にはゴールがありません。必ず誰かが音頭を取って、進め、考えさせ、ゴールまで導く必要があります。
そのため、時間で区切ることで意見会議の方向性が明確になります。
方向性がない会議の対策3.決定会議の場合
決定会議は、本来目的は非常に明確なはずです。ある項目を議題にあげて賛成か反対かを決めるだけです。決定会議がダラダラするのは、賛成意見、反対意見の集約ができていないからでしょう。
もし、賛成反対の決定に対して誰かの思惑が入っている場合は、意図的に長引いてしまうかもしれません。こちらも時間を区切って、10分ずつ賛成反対意見を戦わせてから決を採るなどのルールが必要でしょう。
やってはいけない無駄会議2.意見が出ない会議
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・会議で意見を求めても、誰も発言してくれない。
・いつも同じ人が発言している。
・指名すると「◯◯さんと同意見です。」と返ってくる。
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1時間の会議なのに、発言の間を合わせると30分……。という無駄な会議は即刻やめなければいけません。
これではいけないと、進行役が「私の意見を言いますと～～。」と間を持たせたり、発言しそうな役職、役員クラスに意見を求めて何とかしようとしますが、これは逆効果です。
50代、60代のお偉いさんが話している内容に対して、20代が反論したり、より良い意見を発言するのは難しいはずです。意見するぐらいなら、やり過ごすのが吉と考えてしまいます。
なんとか思ったことを発言してくれる環境を作りたい！というわけで、3つの対策を試してみてください。
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1.年代別に分けて意見会議を行わせる
2.部署内会議を先に行い意見を合わせておく
3.役職クラスには会議で発言させない
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意見が出ない会議の対策1.年代別に分けた意見会議
日本人は、会議で発言することに慣れていません。それは、考え方、年代、立場の違いがある中で、自分の意見が受け入れてもらえないことに慣れていないからです。
そこで、なるべく同年代、同立場で、あるテーマを基にし意見会議を行わせます。発言をすることに慣れるためです。
30～60分ほどの会議で、1人を書記役にして、誰がどんな意見を発言したのかを記録させます。
意見が出ない会議の対策2.部署内会議で意見を合わせる
次に、部署内会議を行わせます。部署内会議は、次に行う全体会議の前提として行います。もちろん、年代、立場が違うので発言しづらいでしょう。
上司や年齢が上の方が発言の中心になるかもしれません。ある程度意見が出たら、それが部署内の意見ということで集約して、次の全体会議にその意見を持ち込みます。
ただし全体会議で発言するのは若手です。部署内で集約した意見を若手がが発表するスタイルを作ります。
意見が出ない会議の対策3.役職クラスには発言させない
「言いたい……言いたいぃー！」となるのはわかりますが、グッと我慢します。なぜなら、上司や役職者の発言は大体が批判や反論だからです。
1→2と経験していれば、発言自体に抵抗は少なくなるでしょう。ただし、若手の発言に対して役職からの批判発言があがった時点で、もう次からその若手の発言はなくなると思って良いでしょう。
やってはいけない無駄会議3.社長の独演会議
声が大きく、発言に力がある方はどこの会社にもいます。大抵が社長だったり、役員だったりします。
1時間の会議のうち50分が社長の独演。残り10分は進行役の始まりと終わりのあいさつのみ。会議のあるあるネタでしょう。
下手に社長の独演を妨げてしまったり、反対意見を言ったり、ちょっとした疑問を呈しただけで途端に不機嫌になってしまいます。
まず、相手の意見を尊重しつつ、自分の意見に繋げることは社会人であれば当たり前のことですが、
「ごますりのようで気持ちが悪い。」
「自分の意見が言いづらくてイライラする。」
こんな時は冒頭に書いた通り、そっとこの記事のURLを社長に送りましょう。匿名のメモでも良いです。客観的にわかってもうらことが一番の改善策になるでしょう。
立場のある方であれば、間違ったことに気づけば素直に改善します。なぜなら、それがもったいないことだとわかっているからです。
時間の無駄や社員の成長を妨げる行為は会社の発展に繋がりません。社長なら絶対にそれを嫌がるはずです。
突発的に感情を揺さぶられると、どうしても沸騰してしまう方もいますが、冷静に見つめられるポイントがあれば良いのです。
やってはいけない3つの会議と簡単な改善方法まとめ
会社で行われる会議は能力がある方が独善的に進めるものではなく、様々なルールでシステマチックに行われるべきルールの塊だと考えましょう。
もちろん、会議を非常にうまく進められる有能な方はいます。そういう方はリーダーシップがあり、コミュニケーション能力もあり、普段の仕事もうまくやっている将来有望な方です。
そんな方でも、会議にルールを設けなければ、「方向性がない会議」「意見が出ない会議」「社長の独演会議」を阻止することはできません。
もしルール作りに時間がかかりそうだと感じるなら、まずはきっちりとした会議の雰囲気を作るために、次のことを実践してみると良いでしょう。
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1.会議の始まりを意識できるように拍手、または「お願いします。」を出席者で言う。
2.仮に会議用の資料を用意したとしても、なるべくホワイトボードを使って顔を上げさせる
3.会議で発言ができない人にも、良い意見には拍手、または相槌を徹底させる
4.会議の終わりを意識できるように、「ありがとうございました。」を出席者で言う。
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こんな簡単なことを行うだけで、会議の雰囲気は大きく変わり、会議出席者が感じる会議の意味も大きく違ってきます。
無駄な会議は、時間だけではなく精神力まで消費します。
ちょっとした考え方とルールで、普段の会議全てが意味のあるものになるように取り組んでみてください。
さらに掘り下げて、会議で発言ができるようにする方法を記しておくので参考にしてください。
