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      2016/03/17
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私が実践する効果が高くて簡単な時間管理術11選

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この記事を読むのに必要な時間は約 6 分です。

世の中には様々な時間管理術がある

世の中には様々な時間管理術があります。

書籍として販売されているだけではなく、ある社長の講演会での謳い文句であったり、テレビで取り上げられたり、インターネット上でまとめられたりと様々です。

ところが同じ時間管理術にもかかわらず、書いてあること、言っていることがバラバラです。

なぜなら、時間管理術に確実なものはなく人それぞれやりやすい方法があるためです。

もちろん私も、人から聞いたものや本で見たものをアレンジして、自分なりの時間管理術を作り上げています。

というわけで今回は、私が実践している効果が高くて簡単な11の時間管理術をご紹介したいと思います。

時間管理術1.タスク表を作る

時間管理にタスク、ToDoは必須です。

スマホはとても便利ですが必ず紙に書くようにしましょう。書くタイミングは2つです。

・タスクを認識したその時
・朝一(前日の夜でも可)

書く内容は仕事だけではなく、やろうと思ったことや目の前にある問題なども含めて全て書き残します。注意点としては、必ず期限を書くことです。ざっくりでも構いません。

タスクが完了した場合は取り消し線を引き、リスケする場合は日付に取り消し線を引きます。

詳細は以下で説明していますのでご参考に。

参考:
忘れやすい人必見!エクセル・アプリ不要タスク管理術のコツ

時間管理術2.スケジュール表を作る

スケジュール表はタスク表とは違います。

時間が決まっている打ち合わせなどを関係者で共有するための管理表です。

スマホでも共有管理ができるGoogleカレンダーなどが妥当でしょう。組織やチームで使うのであれば、「Google Apps for Work」がお勧めです。

時間管理術3.スケジュールの目標設定をイメージする

必ず前日に次の日のスケジュールは立ててしまいましょう。その際にやっておくべきことが2つあります。

—–
・それぞれの仕事に目標設定をする
・それぞれの仕事をどうこなすかイメージする
—–

目標設定とは、人と打ち合わせをするならどのような話に落とし込みたいのか、物を作るならどこまで作らなければいけないのか、などです。

そしてそれらをイメージすることで、実際のスケジュールをスムーズにこなすことができるようになります。

スポーツ選手のイメージトレーニングと全く同じで、うまくいくイメージをすることが高い成果を上げるためのコツです。

時間管理術4.邪魔をされない朝に自分の仕事を片付ける

朝礼や報告会、前日のメールチェックなどがあるため、業務開始直後に打ち合わせを入れる方はあまりいません。

電話を掛ける場合もそうだと思います。

考えなければいけない難しい仕事は朝の早い内~午前中に済ませてしまいましょう。1日がとてもスムーズに始まります。

時間管理術5.整理整頓しながら仕事の準備をする

朝一でしっかりスケジュールが組まれていれば、次は1日のスケジュールに沿った準備をします。

その際、自分の身の回りを整理整頓しながら準備をすると一石二鳥です。気持ち良い環境で、気持よくスケジュールに沿った1日が始まります。

時間管理術6.スマホでスキマ時間を活用する

スケジュールとスケジュールの合間や移動時間を有効的に活用するようにしましょう。

スマホでニュースチェックや読んでおきたい資料を読めるようにしておくととても便利です。頭の切り替えにも使えますし、時間を無駄にすることがありません。

ただし、スマホがメインになってはいけません。あくまでも勉強や仕事の補足のための活用です。

時間管理術7.相手のスケジュールを把握する

一緒に仕事をする人のスケジュールを押さえておきましょう。

社内だけではなく、関連会社や取引先も含めて普段一緒に仕事をする人のスケジュールを押さえる事が重要です。

ざっくりでも良いので、スケジュールを押さえておくことで、いざという時にしっかりとした協力体制を築くことができます。

また、誰かに仕事を依頼する時は闇雲に頼むのではなく、ある程度相手のスケジュールをわかった上で頼むと仕事の流れがスムーズになります。

時間管理術8.相手への依頼でも期限を切る

社内だけではなく、外部への依頼であったとしても、期限を指定したり、どれ位の時間が必要なのかは予め聞いておきましょう。

こちらから指定した期限、または相手が必要な時間がわかれば、それを元にスケジュールを組むことができます。

場合によっては、期限の指定を嫌がる人とは仕事をしないという対応をしても良いと思います。

時間管理術9.電話はなるべく出る、メールは早めに返す

これはよく聞く「電話は出ない、メールはまとめて返す」という話と逆です。

私はしっかりとコミュニケーションを取る事こそが時間をスムーズに使うコツだと考えています。

そのため、電話であっても、メールであっても、ビジネスチャットであっても、集中力を切らさない程度には応対するようにしています。

その代わり、全て自分のペースで応対します。

メールの返信も「簡単ですが、」と付けて仰々しい文章にせず、簡潔に返します。忙しい場合は、電話に一度出て「15分後に折り返します。」という応対をします。

この繰り返しにより、話が雑談から始まることがかなり少なくなります。

時間管理術10.コミュニケーションツールを活用する

今スマホで使えるコミュニケーションツールはたくさんあります。

LINE、Skype、チャットワーク、facebookメッセンジャーなどです。人や組織によって使われているコミュニケーションツールは違います。

私は社外の方と個人的に連絡を取る場合は、なるべくその方に合わせたコミュニケーションツールを使うようにしています。複数ありますが、スマホ1つで使い分けられるので、特に不便だとは思いません。

それよりも、相手が使いやすいツールでストレスなく活用できることで、会って話をする時間が以前よりも減りました。

時間管理術11.キャッチボールのボールは投げ返しておく

相手とのやりとりをキャッチボールに例えますが、”ボールを持っている”とは、自分にタスクがある状態のことを指します。

3分で書けるメール、5分で調査できる調べ事であればやりきって、ボールを投げ返すことを1日の完了と考えます。

簡単にできる内容を翌日に持ち越してしまうと、そのタスクは明日のスケジュールに含めなければいけなくなりますし、つい忘れてしまう原因になってしまいます。

効果が高くて簡単な時間管理術11選のまとめ

時間管理をうまくするコツは能動的に動くことです。

能動的に動くことで自分のペースを作り、それを相手に見せたり意識させることで、相手があたなに合わせてくれやすくなります。

時間管理に失敗している人は、いつも他人のペースに巻き込まれてしまっている人です。

時間管理は仕事だけでなく、人生設計においても大切なことです。有限な時間を有効に活用できるようにしっかり管理しましょう。

人生全てにおいて、時間をどう考えるか、どう有効に活用するかと言うことを書いてみましたので、以下も読んでみてください。

参考:
人の寿命は他の動物の3倍!人生を3回楽しむ計画を作る考え方

 -その他 

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