クラウドの活用で業務効率化!働き方改革を実現

クラウドの活用で業務効率化!働き方改革を実現
  • クラウドサービスで仕事が効率化できる?
  • どんな仕組み?
  • クラウドサービスって安全なの?

皆さんはクラウドを活用できていますか?

クラウドサービスとは、インターネットを通じてITサービスを利用する仕組みです。
インターネットにアクセスできる環境さえあれば、どこにいてもサービスを利用することができるため、多くの企業で導入されています。

クラウド導入で今までの課題を改善!

  1. 会社に行かなくても仕事ができる!
  2. クラウドサービスなら直ぐに使えるから、導入が楽ちん
  3. 導入後は、サーバーなどの機器を自分たちで管理しなくていいからコスト削減できる!

クラウドサービスとクラウドサービス以外との比較

売上管理や在管理等業務を行う上で入力/管理が必要な情報をパソコンで処理する場合、下記のケースがあります。

EXCEL等で管理する場合

パソコン単体での利用が前提です。入力したデータは基本的には入力したパソコン上に保持されます。
レイアウトや入力項目を簡単に追加/削除できるので、業務に合わせて自由に変更可能です。

ただし、自由に変更できる反面、使う人(社員)毎に違う入力フォームを作ってしまうので、後々情報を有効活用する際に手間がかかります。

業務に特化したソフト(アプリケーション)のライセンスを購入して管理する場合

パソコン同士をつなげてデータを共有して利用します。
当初は、クライアント/サーバ型と呼ばれる方法でした。

クライアント/サーバ型の場合、アプリケーションをパソコンにインストールする必要があった為、運用開始までに手間がかかりましたが、WebアプリケーションというIEやChromeといったブラウザを使って業務を行う方法が一般的になりました。
クラウドサービスもこの方法で提供されています。

クラウドサービスを利用する場合

Webアプリケーションとクラウドサービスは使っている時には、その違いを感じることはありません。
クラウドサービスは、導入コストと運用コストの両方でコスト削減できるメリットがあります。
とはいっても、すぐには導入が進みませんでした。

実は当初、クラウドサービスは導入が進まなかった!

理由しては、入力した情報がすべてクラウドサービス会社にあるという事を懸念して、セキュリティを気にする企業が導入を躊躇していたからです。

しかし、セキュリティへの不安も払しょくされ、次第にクラウドサービスはコストメリットが高いと判断され、ここ数年で爆発的にクラウドサービスを利用する企業が増えました。

クラウドサービス クラウドサービス以外
導入時間 即日利用可能 事前準備が必要。利用までに数ヵ月を要する場合もある
費用 導入費用は必要最小に抑えることが可能 アプリのライセンス購入や設定費用が掛かる。
利用制約 申し込み企業が同一システムを並行して使う為、特定企業の業務に合わせた変更が難しい 基本的には業務に合わせてアプリを変更することが可能
データの所在 クラウドサービス会社 社内或いはデータセンター

クラウドサービスは、申し込みを行えば、申し込み直後から利用できる場合が多く、使いたい時に使えるという手軽さは大きなメリットです。

クラウドサービスあるある

支払いはクレジットカードの場合が多いので、法人カードが無い、、、という場合には、社長のクレジットカードで利用を開始することがよくあります。

ただし、クラウドサービスの提供会社がインテグレーションを行っている場合、「請求書発行」での支払いを対応してもらえる場合があります。

クラウドサービスの可能性は無限!

クラウドサービスの導入メリットにより、業務の効率化や多様な働き方が可能になる点も見逃せません。
導入によって実現できる効率化や新しい働き方も変わり、仕事をする事への価値観も変わっていく事が想像されます。

クラウドを業務効率化に使う!

要点はこの3つ!

  1. クラウドの仕組みを知る
  2. クラウド導入のメリットを知る
  3. 業務の効率化と働き方改革を実現

クラウドの仕組み

クラウドとは、クラウド・コンピューティングを略したもので、自社にハードやソフトを持たずに、インターネットを通じてITサービスを利用できる仕組みのことです。
インターネットが「雲」の絵で表現されていることから名付けられたと言われています。

最も身近な例としては、Gmailなどのメールサービスが挙げられます。
これまでは電子メールを利用するためには、ソフトをパソコンにインストールする必要があり、送受信したデータはパソコンに保存されていました。

そのため、そのパソコンでしか、メールを確認することができなかったのです。

これに対し、クラウドを利用したサービスでは、データがインターネット上に保存されるため、インターネットにアクセスできる環境さえあれば、どこにいてもメールを確認することが可能となります。

このように、どこにいてもサービスが利用でき、業務の効率化が実現できることはクラウドの最大の特長です。

クラウドが活用されている業務には、電子メールを始め、ファイル保存・共有、社内情報やスケジュールの共有などがあります。

利用状況と今後の動向


引用元:http://www.kddi.com/business/column/20170105/basics-of-cloudcomputing/?bid=bu_bu_2110

平成27年度末に行われた調査によれば、クラウドを利用している企業は4割を超えており、利用を予定している企業を含めると半数以上にのぼっています。
企業規模や業種にかかわらず導入が進んでおり、今後もその傾向は続くと見られています。

クラウド導入のメリット

インターネットにアクセスできる環境さえあれば、どこにいてもサービスを利用できることから、次のようなメリットが得られます。

導入・運用コストの抑制

自社に設備やソフトを持つ必要がないため、サーバーなどの購入費用や開発費用が不要になり、初期導入コストを大幅に抑えることができます。
また、システム運用体制も不要なため、メンテナンスに必要な人件費などを抑えることも可能です。

オフィスからの解放

これまでオフィスでなければできなかった事務処理を外出先や自宅で行うことができます。
場所の制約から解放され、無駄な移動や残業を減らすことができるため、業務の効率化が実現でき、企業・社員の双方にとって大きなメリットとなります。

安定した運用の実現

自社でシステムを運用するのに比べ、プロに任せる方が安定した運用が見込めます。
セキュリティ対策なども万全です。

ただし、この点については、利用するサービスによっても異なります。複数のサービスを比較した上で、信頼性の高いサービスを選ぶことがポイントです。

この他にも、社内にシステムを置く必要がないことからただし、この点につオフィススペースの活用が効率化できること、利用開始までの時間が短いこと、自社システムに比べ災害時の復旧が早いことなどもメリットとして挙げられます。

デメリットは?

企業規模や業種に関わらずメリットの大きいクラウドですが、自社システムに比べカスタマイズ(利用者に合わせた変更)性に欠けることや、障害時の対応などが、デメリットとして考えられています。

業務の効率化と働き方改革を実現

クラウドの導入により、「どこにいても」仕事ができるようになることから、業務の効率化が可能になり、在宅勤務など多様な働き方が実現できます。

業務の効率化が可能に

パソコンに限らず、スマートフォンなどインターネットにアクセスできる環境さえあれば、どこにいても業務を行うことが可能です。

従来は、外出先の連絡手段としては携帯電話やショートメッセージが主流で、出先でメールや資料を確認することはできませんでした。

そのため、実際の業務を行うためにはいったんオフィスに戻らなければならず、迅速な業務処理が難しいと言う問題点がありました。

これに対し、クラウドが導入されれば、外出先でモバイルPCやスマートフォンを使ってメールや資料が確認できるだけでなく、その場で対応することも可能になります。
無駄な移動が減り、本来の業務に集中できるようになるため、生産性も上がります。
企業規模に関わらず大企業と同じシステムが利用できるため、特に中小企業にとっては業務効率化のメリットが大きいと言えるでしょう。

多様な働き方を実現

ネット環境さえあれば仕事ができるとなれば、業務の内容によっては、必ずしもオフィスへ通う必要もなくなります。
つまり、テレワークと呼ばれる在宅勤務、自宅やカフェなどで仕事をするリモートワークが可能になるのです。

このように柔軟で多様な働き方が実現できれば、仕事とプライベートの両立が可能になり、女性の社会参加を促したり、または介護離職を防ぐといったことにも役立ちます。
クラウドの導入は、働き方改革のためのもっとも有効な方法のひとつだと言えます。

まとめ

少子高齢化や労働人口の減少が進む中、働きやすい環境整備は優秀な人材を確保するためにも欠かせません。
業務の効率化や働き方改革のひとつの手段として、クラウドの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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