最強のタスク管理術とは何か？
あなたは普段どのようにタスク管理をしていますか？
タスク管理と聞くと「仕事」をイメージするかもしれませんが、特に仕事に限ったお話しではありません。
人には得手不得手があり、物事を記憶していたり、相手のことを考えて行動に移すイメージができない人がいます。これは仕方がないことです。
ただ、何かをやり残して後から後悔したり、人からだらしないと思われてしまったり、何らかのトラブルになってしまうのは損なので、ちょっとしたルールとしてタスク管理術を身につけておくことは人生のメリットだと思います。
とは言え、「どうやってタスク管理をすれば良いかわかない……。」という方のために、今回は私なりのタスク管理術をご紹介したいと思います。
こちらも合わせて読んで参考にしていただければ幸いです。
タスク管理のコツ1.タスクは必ず紙に書く
タスクは必ず紙に書いてタスク管理表とします。
タスク管理は達成感がとても重要です。紙であれば、こなしたタスクも含めて紙が溜まっていくことで、やってきたことが物量で視覚化されます。
“何をこなすか”がわかることも重要ですが、”自分はこれだけのことをこなしてきた”と実感できる物量が、次のタスクをこなす自信に繋がります。
タスク管理アプリなどはとても便利ですが、達成感を感じにくいことが難点です。
タスク管理のコツ2.紙はA4サイズのペラ紙がベスト
タスクを書く紙はA4サイズのルーズリーフやプリンター用紙がベストです。そして、タスクが書かれた紙は常に持ち歩くようにします。
ここでの注意点は”紙はファイリングしない”ことです。A4ノートやサイズ違いのメモ帳もお勧めしません。
なぜなら、タスク管理の目的はタスクを忘れないようにこなすことで、綺麗に残すことではないからです。そのため、タスク確認のステップが簡単でなければいけません。
タスク管理のコツ3.タスクは内容+期限
書く内容はタスクとその期日です。タスクは仕事だけではなく、やろうと思ったことや目の前にある問題なども含めて全て書きます。
注意点としては、必ず期限を書くことです。期限が決まっていない、決めにくいものでも、ざっくりと予想して、月日を書いておきましょう。
書きだしたタスクに期限を設定する癖を付けておくと、全体のスケジュールを予測して物事に取り組むことができるようになります。
タスク管理のコツ4.1ページに書く内容は10個まで
1ページに10個ということは、1枚ペラのオモテウラ合わせて20個までを書くことができるということです。
特に10個に決まりはありませんが、理由としては、
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・文字が大きく、一目で何が書いてあるかわかりやすい
・タスクが何個あるのか、何個こなされたのか数えやすい
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という理由です。これがそのままA4サイズである理由にも繋がります。
タスク管理のコツ5.リスケは躊躇しない
タスクは完了した時点で線を引いて消していきます。リスケする場合は期限の部分だけを消して、新たな期限を書き加えます。
タスク管理表に書く期限は厳密なものではないため、必要であればどんどんリスケします。リスケは躊躇せずに、癖がつくくらいで調度良いでしょう。
やってはいけないことは自分で書いた期限に縛られることです。期限を厳密にしすぎると、タスク管理表を見ること自体が嫌になってしまいます。
ただし、1枚でオモテウラ20個までしか書けないので、タスクが完了しないとどんどん紙が溜まっていき、持ち歩く量も増えていきます。
タスク管理のコツ6.タスクはリアルタイムor1日の始まりに書く
タスクを書くタイミングは2つです。
1.タスクを認識したその時
タスクはタスクだと認識された時に書くようにします。メモをとる癖がある人はその感覚がわかるはずです。
2.朝一（前日の夜でも可）
スケジュールを組む際にタスクが洗い出されることは多いはずです。その際にもまとめて書くようにします。
タスク管理のコツ7.タスク管理表は綺麗に持ち歩かない
前述した通り、タスク管理表はファイルなどに閉じずに、常に持ち歩きます。カバンがない場合は折り曲げても構いません。
ファイルに閉じてしまうと、手ぶらで出歩くときに持ち運べなくなってしまいます。
タスク管理表は綺麗に持ち歩く必要はありません。常に持ち歩き、意識した時に見る癖さえついていれば、すぐにボロボロになってくるはずです。
ボロボロになった紙を持ち歩かないようにするためには、タスク管理表に書かれたタスクをやりきってしまうしかありません。
タスク管理のコツ8.完了したタスク管理表は捨てる
1枚表裏20項目全てのタスクが完了したら、捨ててしまいましょう。
完了したものまで持ち歩くと最新のものが見つかりにくくなる上に、絶対に終わったタスクを見返したくなります。それは時間の無駄です。
もし、後からどうしても達成感を味わいたいなら、家や会社の引き出しの奥にでも保管しておきましょう。綺麗にまとめる必要はありませんが、簡単なファイリング程度であれば良いと思います。
私が実践している簡単なタスク管理術まとめ
如何でしたでしょうか。特に難しいことはしていません。ポイントとしては、
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・綺麗に書かない、綺麗にまとめない
・必ず自分なりの期限を設定する
・簡単に持ち歩けるようにする
・期限は絶対ではないのでリスケを躊躇しない
・タスクの未達感を視覚でわかるように
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といったところです。
タスク管理が仕事の一部になっている人はいますし、タスク管理を必要以上に綺麗に行っている人もいます。でもそれでは、受験勉強のノートを色々なペンで綺麗にまとめているだけの行為と変わりません。
タスク管理は単なる備忘録なので、なるべく簡単に、それでいてしっかりと本来の役割をこなせるような管理方法が望ましいでしょう。
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