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      2016/03/17
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税務調査、控除等に必要な帳簿書類の保存期間と保存方法

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この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。

経理帳簿書類の保存期間は?

「あー、経理に必要な書類の整理ってなんでこんなに面倒なの?」

わかるわかる、という声が聞こえてきます。

決算時だけではなく決算後も保存が必要な帳簿書類ですが、これだけ世の中のIT化が進んでも、請求書、納品書、領収書などの経理関係書類は増え続けています。

帳簿書類は法律によって一定期間の保存が義務付けられており、通常、会社法では10年、法人税法は7年という保存期間が設定されています。

経理帳簿書類は会計上、税務上だけでなく、経営管理上も重要な書類であるため、保存書類の種類や保存期間をきちんと把握しておかなければいけません。

また、会社にとって一番気になる税務調査ですが、調査対象期間は直前期より遡って3年間であることが多いため、少なくとも3年間分の帳簿書類はすぐに取り出せるように管理しておきたいものです。

税務調査は、確定申告書を出してから、おおよそ3~5年以内に順番が回ってきます。

そして、税務調査(帳簿や領収書などの提示)によって脱税、納税漏れが発覚すると、最大7年間遡って調査が行われ、追徴課税などの処置が行われます。

参考:
税務署が来た…税務調査の可能性が高い会社9パターン

そこで今回は、帳簿書類の種類とその保存期間、保存方法についてお話したいと思います。

帳簿書類の保存期間

会社の数字に関する書類は、法律の定めにより以下の通り一定期間保存する必要があります。

会社法による保存期間|10年

・計算書および附属明細書
貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表など

・会計帳簿及び事業に関する重要書類
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、固定資産台帳など

法人法による保存期間|7年

・計算書など
貸借対照表、損益計算書、棚卸表、領収書、預金通帳、請求書、契約書、納品書など

・会計帳簿及び事業に関する重要書類
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、固定資産台帳など


上記とは別に、会社法に基づく定款や登記関係書類、また、税法に基づく税務申告書・税務届出書などについては保存期間の定めはありません。

もちろん、これらの書類は捨てて良いわけではなく、会社の存在そのものを示す大切な書類であるため、会社が存続する限り永久に保存されるべきものだと認識しておいてください。

帳簿書類の保存方法

非常に面倒ですが、帳簿書類の保存方法は基本的に紙での保存です。

そのため、パソコン上で作成した帳簿書類は一旦印刷して紙の書類で整理し、保存する必要があります。

ただし、帳簿(総勘定元帳、仕訳帳など)、決算書類(貸借対照表、損益計算書など)、発行済請求書、領収書の控えは、以下の要件を満たせば電子データで保存が可能です。

—–
・最初の記録段階から、一貫してパソコンを使用して作成していること
・データの訂正、削除、追加などの内容を確認できる記録が残ること
・帳簿相互間の関連性を確認できること
・帳簿や書類から明細データが検索できること
・システムの設計書、マニュアルなどを備え付けておくこと
・プリンタなどで、紙として出力できること
—–

また、上記に加え申請が必要になります。帳簿書類の備え付け開始日の3か月前までに、一定の書類を添付した申請書を税務署へ提出し、承認を受けなければいけません。

帳簿書類を保存しないとどうなる?

もし、帳簿書類を7年ないし10年間、期限まで保存しなかった場合、どのようなことが起きるのでしょうか。

たとえば、税務調査において取引根拠となる書類が出せないと、解釈の違いによる課税を受けるなどのペナルティを課される可能性があります。

また、消費税の税額控除を受けるためには、帳簿及び請求書等を7年間保存することが要件です。そのため、書類が保存されていないと、税額控除を受けられなくなってしまいます。

参考:
起業2期間の消費税免税は本当に得?メリットとデメリット

帳簿書類は青色申告に必須であるため、書類が用意できなければ青色申告の承認が取消される可能性もあるでしょう。

青色申告が取り消されると、繰越欠損金の控除、各種税額控除、特別償却が受けられないなど、デメリットは非常に大きくなります。

参考:
繰越欠損金とは?2015年4月法改正の内容と注意点

帳簿書類の保存期間と保存方法まとめ

帳簿書類等を保存する場合、具体的にどう管理すれば良いでしょうか。

まず、7年や10年の保存期間の違いはあまり気にしなくても良いでしょう。各期毎にファイリングし、後から閲覧する場合も見やすい工夫をしておく必要があります。

領収書など不定形のものは、ポケット付きのファイルを用意して日付ごとに管理をするか、A4用紙に日付ごとに貼り付けるなどの管理をします。

10年以上経過した帳簿書類は捨てても良いのですが、貸借対照表、損益計算書、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、固定資産台帳などはファイリングされているはずなので、もしものために保存しておくことをおすすめします。

もし、保存スペースがない場合やセキュリティが心配な場合は電子データも予め作っておき、該当する紙の書類を必ずシュレッダーでばらばらにして(クロスカットにしましょう!)から、捨てるようにしましょう。

ちなみに、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿類は、期の途中から電子データでの保存に変更することはできないので注意してください。

帳簿書類の整理は非常に面倒なのですが、確実に保存しておかなければいけないうえに取り扱いにも注意が必要ですし、税務調査などで急に必要になる場合もあります。

多少時間がかかっても良いので、税理士と話し合ったうえで、わかりやすく工夫して保存しておきましょう。

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