【事例で学ぶ】営業活動を効率化させるべき理由と具体的方法!

【事例で学ぶ】営業活動を効率化させるべき理由と具体的方法!
デジタルセールスコンサルタント
デジタルセールスコンサルタント
自称:James(ジェームズ)
システムインテグレーション業界で20年以上営業をしており、自身でもプログラム開発します。「営業経験」と「インテグレーションのノウハウ」を活かし、デジタルセールスコンサルタントを行っています。売上アップにつながるノウハウをいっぱい掲載していきます!

営業活動を効率化させるべき5つの理由

なぜ、営業活動を効率化すべきなのでしょうか?

「売上を上げたいからに決まっているだろう!」と怒られてしまいそうですが、それでは、本当に営業活動を効率化することは難しいかもしれません。

なぜなら、本質を見落としているからです。

営業活動を効率化する理由は、「営業マンのストレスを少しでも減らし、営業マンの受注件数を増やす為」です。

ポイントは「営業マンのストレスを減らす」です。

営業は人が相手なのでモチベーションを維持出来るのかが成果に影響を与えます。

暗い声では、いくら良い商品でもお客様は話に乗ってきません。

笑顔で「気持ちいい声」で説明されるので、商品に興味を持ってもらえるのです。

営業マンの笑顔と声

その為、営業マンのストレスになることは極力、削っていくことが重要なのです。

では、営業マンが抱えるストレスにはどのようなものがあるでしょうか。

下記が主なストレスです。

  • 精神的不安によるストレス
  • 売上ノルマのストレス
  • 顧客対応のストレス
  • 事務処理系業務のストレス
  • 自社商品不満のストレス
  • 部門間調整のストレス
営業マンのストレス

これらのストレスを少しでも減らす方法として営業活動の効率化があります。

以降では、効率化する事のメリットを説明いたします。

売上を向上させられる

営業活動が効率化すると時間に余裕ができます。

これが非常に重要です。

今までは、商談は「数」が重要な指標でしたが、これからは、「受注率」が重要な指標になっています。

なぜなら、カタログを順番に説明だけでは売上を向上させることが難しくなったからです。

地方企業は、今まで「地の利」があったので足しげくお客様に通うことで人間関係を作り他社商品の参入を防いできました。

県外の企業も頻回には訪問できないので、どうしても地元企業が優位になります。

しかし、今は、オンラインで商談が可能です。

オンライン商談

お客様担当者は、県外企業であっても顔を見ながら商談が可能です。

そうなると「地の利」の優位が落ち、商品の比較検討が容易になるので、人間関係だけでは勝負ができなくなりました。

結果、「商品の強味や使い方」を提案し如何にお客様にメリットがあるのかを説明する必要があります。

このように、商談がより高度になったことで商談の事前準備が重要になりました。

更に、今はお客様担当者もネットで下調べしますので知識が豊富です。

単に利用方法を説明するだけではなく、担当者に「知恵」としての情報を提供する必要があるのです。

その為、これからは、足しげく通う営業からお客様のニーズにマッチする「解決型+情報提供型営業」でなければ競合企業に負けてしまいます。

その為にも、業務を効率化して商談準備時間の確保や製品知識、市場ニーズの把握に時間を割くべきなのです。

その結果、「受注率」が上がり売上が向上するのです。

営業の質を上げられる

今はお客様がネットで複数の類似商品のスペックを研究します。

その為、営業マンは知識で担当者に負けてしまわないように知識の蓄積が重要です。

その為には、業務を効率化して「時間」を作る必要があります。

重要なのは、単に情報を持っているだけではなく、その情報を「知恵」に変えることです。

「知恵」にするには、営業マンは情報と情報をつなぎ合わせ自分で商品の使い方を研究する必要があります。

営業マンの知恵

例えば、商品の素材、機能、他社と比べた時の商品の強みなどです。

営業マンが「解決型+情報提供型営業」を本気で考えているなら、カタログベースで理解するのではなく、他部門(製造部門やサポート部門)への積極的な聞き込みを行うべきです。

しかし、時間が無い。
それでは、営業の質を上げることはできません。

その為、営業活動効率化により余裕な時間は作るのです。

その結果、営業マンは自社製品に対して製造レベルでの知識が身に付き、そこから営業としての「知恵」が生まれるのです。

この「知恵」こそ、営業マンの財産になり営業の質を上げることになるのです。

営業マンの負担を削減させられる

営業マンの事務的な業務処理は、予想以上に多いです。

私も昔は、「自分は営業マンなのか事務処理屋さんなのか?」と感じていた時期もありました。

事務処理を軽減できることは営業マンにとって非常に大きいです。

商談準備のモードに入って時に「今日のXX時までに処理をお願いします。」なんてメールを見ると集中力がぐっと落ちます、、、。

営業もデザインーやエンジニアと同じで、「感性」が重要だと私は思います。

「なるほど!」と相手に感動を与える為には「どのように説明したらいいのか?」を営業マンは考える必用があり、この作業はクリエイティブな仕事なのです。

そこには「感性」が重要でクリエイティブモードに入っている時間を少しでも多く確保することが受注率アップにつながるのです。

同じ情報を経理用や総務用、はたまた集計用に2度も3度も入力する作業は営業マンの「感性」をダメにします。

日本はもっと営業マンの業務負担を減らすべきです。

人件費をカットできる

人件費をカットと聞くと「営業マンの人数を減らす(クビにする)」と思われるかもしれませんが、私が考える人件費カットは、残業時間の削減です。

営業効率を上げて、夕方には帰宅する。

営業マンの稼働時間

22時まで仕事するような生活リズムは結果として受注率を低下させることになります。

その結果、人件費(残業代)をカットすることが可能です。

可能であれば、ここでカットできた費用を社員の福利厚生に使ってもらいたいです。
それが、社員の会社への帰属意識の向上につながり、モチベーションをアップさせることになります。

「きれいごとを!」と怒られそうですが、どの企業にも大小差はありますが、必ず営業活動で効率化できる箇所はあります。

「自社のやり方がベスト」という発想が根付いている企業が割と多いですが、効率化できるツールに合わせて業務を変えていくのも重要です。

活用できるツールはどんどん活用する企業マインが今後は重要になります。

営業マンのスキルを向上させられる

「営業マンのスキル」で欠かせないのは、「聞く力」です。

お客様のニーズがどこなのかを聞き出すことができれば、ニーズに合った提案が可能となります。

商品について一方的にしゃべる営業マンは、実は自信がないのではと思います。

自分の知っていることを「わ~」としゃべって相手からの質問にはあいまいに答える。

これでは、お客様に信用されません。

「聞く力」のある営業マンは商品や市場ニーズをしっかり把握しているので、聞きながら「あ~このパターンね」とお客様のニーズを即座に把握できます。

このスキルを持っている営業マンは、商品知識や市場ニーズをキャッチする為に他部門からの情報収集に時間を割きます。

営業活動が効率化できると、

  1. 時間に余裕ができる
  2. 商談準備に十分な時間が使える
  3. 提案ネタを他部門から収集する
  4. 自信をもってニーズ聞き込みができる
  5. ニーズにフィットした提案ができる
  6. 全方位の商談準備をしなくなる
  7. 時間に余裕ができる

となり、営業マンは、余裕をもって「聞き込み」が可能となります。

営業効率におけるフロー

このサイクルこそ、営業活動の効率により得られるスキル向上なのです。

営業活動を効率化させる方法とは

営業活動を効率化する際に考えるべきことは、効率化されるメカニズムを知ることです。

まず、知って頂きたいのは、営業マンは以外に商談に時間を使えていないということです。

1日の労働時間は基本8時間なので、営業マンの「可能時間」は8時間となり、営業マンが商談に費やす時間を「有効時間」と呼びます。

営業の仕事である「商談」や「事務処理時間」「移動時間」も有効時間です。

日本では1日に商談に使っている時間はたったの3割程度で2~2.5時間と言われています。
ちなみにアメリカでは、3割で3.2時間と試算されています。

つまり、可能時間である8時間のうち5時間程度は直接的な商談の時間ではないということです。

如何に商談以外の時間に労力を費やしているのかお分かりだと思います。

その為、有効時間を拡大することが重要で、「事務系業務処理」を減らすことが一番効果的です。

営業効率における有効時間の拡大

次に重要なのは、業務の分担です。

今の営業は、「分担して顧客を見つける組織作り」が重要なので、営業効率化には分担は必須です。

以降では、営業の分担を担う「インサイドセールス」を説明します。

インサイドセールスを導入する

インサイドセールスは、営業マン(フィールドセールス)が受注確度の高そうな見込客に絞ってアプローチする為に前段でお膳立てする役割です。

インサイドセールスの役割

私は、営業マンの「救世主」と呼んでいます。

なぜなら、営業マンが目の届かくなった見込顧客にアプローチする役割も担ってくれるからです。

昔の営業マンはアポイントを取って商談して事務処理を行って、更に見込顧客への電話フォローまでやる。
しまいには接待もしちゃう(これが好きな営業マンもいますね!)

まさに「24時間戦えますか」状態です。
※表現がふるいですね、、、。

しかし、それは昔の話です。
デジタル営業が進んだ今では、そんな無駄な仕事の仕方では効率化は望めません。

そこで、役割を分担する為にインサイドセールスが必要になったのです。

>>インサイドセールスのやり方とコツ!成功・失敗した事例も解説

顧客のスコアリングを行う

業務を分担する際に重要なのは、見込客がどんな状態だと効率的に商談を進められかの「基準」です。

あまりホットではない見込客を営業マンにパスすると、受注までの期間が長くなります。
つまり、効率的ではないのです。

その為、インサイドセールスと営業マンで一定のルールを決め顧客の行動スコアが一定数字まで上がったら営業マンにパスする業務ルールを作るのです。

例えば、Webから問い合わせを受けたら5ポイント、連絡をして返信が帰ってきたら3ポイント、Webサイトに数度訪問されていたら7ポイントといった感じで合計ポイントが50ポイントを超えたら営業にパスするのです。

顧客スコア

営業マンも、どんな行動ポイントがあったのか面談前に知ることで顧客プロフィールを想像できます。

「こんなことにニーズがありそうだから、Webで少し調べておくか」というイマジネーションが働くのです。

まさに「感性」です。

ビートルズのイマジンではありませんが、人は想像することでアクションを起こすのです。

情報は常に社内で見える化させておく

業務が分担されると分担された同士間の情報共有が重要になります。

その為、インサイドセールスは聞き出したニーズをツールに記録して、営業マンにパスしていく必要があります。

逆に営業マンが見込客から収集した情報もインサイドセールスに共有する必要があります。

このように分担した業務間で「情報を見える化」することで、顧客へのアプローチ内容を柔軟に変えていくことができます。

例えば、お客様の社内状況により商談時期がズレたりします。

その場合、営業マンは別の案件に気をとられるので商談時期がズレたお客様へのフォローは薄くなります。

そこをインサイドセールスがフォローするのです。

インサイドセールスのサファーミング

ツールに営業マンが商談情報を記録しておけば、その情報をもとに一定期間アクションができていないものはインサイドセールスにアラートが上がれば、フォローの電話を行うことが可能となります。

顧客ステータスの管理をする

顧客が今どのような状態なのかを把握することで「見込客」の見逃しを避けることができます。

法人営業の場合、担当者は「なんかいいツール探しておいて」と軽~く言われgoogleで検索します。

いくつかのツールを見つけて軽く比較するのですが、一通り営業マンから話を聞き終わると一旦落ち着きます。

そして、3カ月ほど経つとまた、問い合わせが来ます。

なぜなら、社内で「ツール選定の件どうなった?」と聞かれ慌ててまた選定調査を始めるという具合だからです。

営業マンとしては、一度落ち着いたお客様が自社商品を選定対象から外れないようにウォッチする必要があります。

その為には、定期的に電話フォローして顧客のステータスを管理する必要があります。
この役割をインサイドセールスに担ってもらいます。

定期的に表敬電話することでお客様の状況、つまりステータス状況を記録していくのです。

「今、まだ検討が進んでないから」とたいがいお客様担当者は言います。

それならそれで、良いのです検討する必要性が無いというステータスなので、全然これでも構いません。

インサイドセールスのステータス管理

しかし、このような小さい積み重ねで情報を拾っていき「見込客」の取りこぼしを防ぐことで、商談に進める案件をきっちり獲得していくことが重要になります。

営業プロセスの改善を行う

営業活動を効率化させるには、営業プロセスの改善は必須となります。

営業プロセスの改善と言われても「何をすればいい?」と少し引いてしまう方もいると思います。

安心してください難しいことではありません。

既に効率化のベストプラクティス(お手本)は多くあります。

その中でも、一番は役割分担です。

前章でインサイドセールスを説明しましたが、まさにインサイドセールスがベストプラクティス(お手本)です。

それも、人を増やす必要はありません。

今いる営業マンから数名インサイドセールス要員に回すことで改善が望めます。

もちろんインサイドセールスならではの業務を覚える必要がありますが難しいわけではありません。

お客様のニーズを的確に記録できる能力があればよく、営業マン時代の経験がインサイドセールスで活かせるのです。

後は、マネジメントがインサイドセールスとフィールドセールスの両者をウオッチして情報が流れているのか、インサイドセールスの情報が的確なのかを見定めればよいのです。

分業することで営業マンの時間に余裕ができれば営業の向上も望めるようになり好循環が生まれるようになるはずです。

ITツールを導入する

分担した業務間で情報共有するにはITツールが必須です。

よく聞くツールはスプレットシートです。

google提供のツールでとっても良くできています。
遠隔にいる同士がデータを登録できるので管理する情報量が少ないときはいいかもしれません。
無料ですし。

しかし、おそらく1年ぐらいでいやになってしまいます。

スプレットシートで顧客情報と案件情報を関連付けて登録していくのは結構しんどいです。

まして、ステップメールによる販促営業を行うとなると担当者は暗い気持ちになると思います。

スプレットシートでフィルリングしてメールリストを作ってメール一括送信サービスに登録するなんて
とても不効率です。

また、インサイドセールスが登録した情報を営業マンに伝える手間も馬鹿にできません。

営業マンも「この間連絡あった商談どれだったかな、、」とスプレットシートやメールを探すのはつらすぎます、、、。

まとめ
「営業活動を効率化させるべき5つの理由」のまとめ
営業マンのモチベーション維持が重要。営業マンは精神的にベストコンディションでのぞむ必要がある。その為には事務処理系業務の改善から取り組むべし。有効時間が増え、売上の向上やコスト削減など得られるメリットは大きいはず

営業活動の効率化に役立つ3つのITツールとは

営業支援ツールでや営業マーケティングで検索すると出てくるのは「CRM」「SFA」「MA」の3つです。

これらの3つはそれぞれ特徴がありますが、最近ではSFA製品よりCRM製品を選択される企業が多いです。

理由は以降でご説明しますが、営業の役割分担が進んだことでCRMのニーズが高くなりました。

CRM SFA MA

①:SFA(営業管理)ツール

SFAは「セールス・フォース・オートメーション」の略です。

CRMでは、複数の部署で利用しますが、SFAは主に営業マンの日常の活動記録を目的としています。

簡単に言えば、CRMとSFAの違いは、利用する関連部署の違いとなります。

SFAツールの特徴的な機能は

  1. 日報機能
  2. カレンダー機能
  3. TODO機能
  4. 会議室等の施設管理機能

です。

カレンダーにアポイントを登録し営業マンが訪問した先のアポイントをクリックすると訪問先や担当者名、日付等が転記された日報画面に切り替わります。

日報画面は、報告内容を入力する項目が並んでおり型どおりに記入していきます。

日報はレポート表示可能で印刷することも可能です。

そのほかに営業マンのタスク管理や会議室の予約機能がついています。

まさに営業支援ツールです。

SFAの導入を検討したい企業の特徴

製造業で既存顧客からのリピート受注を行っている会社が採用されるケースが多いです。

代表の方もたたき上げの営業マンだったりします。

このような企業では、かっちりとした日報機能が必要である為、SFAを採用されます。

マネージャーは細かく営業指示を出したいので、営業マンに細かい報告を記録させるからです。

しかし、日報内容が日々有効活用されているのかは疑問です。

マネージャーも社長からやれと言われているので、形的に活用しているケースも多々あります。

いずれにしても日報を大切にされている会社で検討されています。

②:CRM(顧客管理)ツール

CRMは、「カスタマー・リレーションシップ・マネジメント」の略です。

簡単に言えば、潜在的見込客から受注までの間にやり取りした情報を全て記録する為のツールです。
その為、利用するのは、営業マンだけではなくマーケティング、インサイドセールス、フィールドサポートまで利用します。

分担された業務担当者がどんどん情報を登録し、顧客情報や案件情報を関連付け閲覧できるので非常に便利で営業活動の見えるかにはベストなツールです。

>>【中小企業向け】おすすめCRMツール5選!低価格・無料ツールも紹介!

CRMの導入を検討したい企業の特徴

最新の営業スタイルを問い入れたい企業で採用されています。

具体的にはインサイドセールスです。

CRMツールの特徴的な機能は

  1. 連絡先管理機能
  2. 顧客管理機能
  3. 商談管理機能
  4. メール一括送信機能

です。

連絡先、顧客、商談を全て関連付けしてあるので営業マンが顧客別の案件や商談の管理を容易に閲覧可能です。

また、最近では、普段使っているメールから送ったメールが商談や連絡先に関連付けて表示される為、だれにどんなメールを送っているのか一目で分かります。

更に電話機能がついているツールもあるので、インサイドセールスのトーク内容をフィールド営業が確認することも可能です。

CRMのインサイドセールス

その為、Webから新規顧客を獲得しインサイドセールスが架電してフィールドセールスがクロージングするという連携業務を行いたい企業が採用しています。

 

③:MAツール

MAは、「マーケティングオートメーション」の略です。

潜在的見込客を発掘する為に用います。

潜在的見込客の状況に応じてステップメールを送ることで、初めは欲しいと思わなくても、「なるほど、そうゆう使い方ならいいかも」とか「ちょっと興味わいた」といった興味を持たせることが目的です。

このステップを「ナーチャリング」と呼びます。

また、「ジャーニー」と呼ばれるシナリオを準備することで、効率よく潜在的見込客を探し出す方法が主流となっています。

>>【MAツール】簡単で使いやすいマーケティングオートメーションおすすめ5選!

MAの導入を検討したい企業の特徴

MAを検討する企業の多くはWebから新規顧客を獲得している企業です。

具体的には、リスティング広告からランディングページへ誘導し、ランディングページから問い合わせを獲得しています。

MAツールの特徴的な機能は

  1. ステップメール機能
  2. ジャーニー機能
  3. 問い合わせ用WEBフォーム機能
  4. チャットボット機能
  5. メールキャンペーン機能
  6. ヒートマップ機能

です。

ランディングページに分析用タグ(コードスニペット)を埋め込みランディングページからの流入データを分析します。

MAツールの利用は、受注につながる広告方法を探り出すのが目的で、マーケティング知識が多少ないと使いきれないツールです。

最近は多くの機能を搭載せず限定した機能に特化したツールが人気です。

まとめ
「営業活動の効率化に役立つ3つのITツールとは」のまとめ
効率化に役立つツールはSFA、CRM、MAで、デジタル営業をどの程度進めているかにより採用するツールが異なってくる。インサイドセールスを取り入れたい企業では、CRM製品の検討が重要だ。最近では、CRMとMAが1つになった製品もある。今後の営業スタイルを考えながら検討すべし

SFAで営業活動を効率化させた事例

営業日報をメールで行っていた企業の事例です。

業種は、広告代理店で営業マンはほとんどが外出しています。

営業マンの活動報告はメールで、必ず報告する項目は3つ程度。
残りは、フリーフォーマットなので情報の粒度が深い日もあれば薄い日もありました。

マネージャーも細かい営業指示をしていなかったので、半分形骸化していたのです。

マネージャー自信も自分の案件を持っていたので営業マンの商談把握が十分行えず、案件が属人化していました。

その為、営業マンが辞めると案件状況が分からず、引き継ぐ営業マンが非常に苦労していたのです。

そんな属人化した状況を改善する為に、SFAを導入しました。

その結果、案件状況が共有されるようになり、日々の記録も提携フォームに入力する為情報のバラツキが少なく指示を出しやすい状態になりました。

営業活動が効率化されただけではなく、案件共有が進んだことで案件の取りこぼしも減るという効果がありました。

CRMで営業活動を効率化させた事例

クラウドサービスを提供している会社でWebから新規顧客を獲得していました。

始めた当初は、スプレットシートを使っていたのですが顧客と案件が多くなるとどの顧客の案件がどれなのかをメンテナンスする作業が非常に手間となり、且つカチッと決まっていないので入力ミスが頻発しました。

更に、スプレットシート上の顧客の流入元を絞り込みメール一括送信サービスにアップロードする作業も週に何度か行う為、非常に煩雑な業務でした。

CRMを導入したことで、ランディングページからの問い合わせがダイレクトにCRMに登録されるので、スプレットシートへの転記が無くなりました。

また、見込客から商談に進んだ際にも見込客画面から商談を作れるので紐づけミスや商談先が不明といった状態も改善できました。

今までのスプレットシート管理から抜け出せてことで業効効率は飛躍的にアップしました。

営業活動の効率化の事例まとめ

営業マンは、モチベーションを維持できないと成果が上がりません。

モチベーションを下げる理由はストレスなので、ストレスを少しでも減らすことが重要になります。

ストレスの削減でまず取り組みたいのは、事務処理の削減です。

事務処理を減らすことで、有効時間を増やすことが出来ます。

また、業務の分担と集中により営業活動の効率化を図ることもポイントです。

営業業務をインサイドセールスとフィールドセールスに分ければ、フィールドセールス(営業マン)は商談に集中でき、見込客の取りこぼしも減るようになります。

その結果、商談の事前準備に時間をとることができので受注率を上げることができます。

そして、事務処理を減らす方法としてはITツールの導入が欠かせません。

特にCRMとMAを用いた効率化は効果が出ますので是非ご検討ください。

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