似てるけど全く違う仮払金と立替金、仮受金と預り金

似てるけど全く違う仮払金と立替金、仮受金と預り金

似ているけど全く違う仮払金、立替金、仮受金、預り金

起業一年目はとにかく覚えること、体験することが多くて大変です。中でも会計周りの処理は聞いたことがない言葉ばかり……。

もちろん、会計に関しては数年かけて学んでいく項目もたくさんありますが、起業一年目でも意外とよく使われる勘定科目に「仮払金」と「立替金」があります。

これらの勘定科目は、特に従業員を雇った後に多く使われることになります。また、キャッシュの出入りが激しい場合もよく使われます。

そして、使われる重要な勘定科目の割には間違われやすい科目でもあります。

また、「仮払金」「立替金」の他に、「仮受金」と「預り金」もごっちゃになってしまう方がいます。これらの勘定科目は似ているため、どこかでしっかりと区別して、認識しなければいけません。

「大した違いはなさそうだし、そんなにきっちり分ける必要もないんじゃないの?」

いいえ、違います。仮払金と立替金、仮受金と預り金を間違えてしまうと顧客や従業員とのトラブルのもとになります。

そこで今回は、仮払金と立替金の違い、仮受金と預り金の違いを説明したいと思います。

仮払金とは

仮払金とは、取り引きにおいて必要になる可能性がある支出を一時的に処理するための科目です。

仮払金はある程度用途・目的が決まっているため、概算で支出の処理をしておき、後で明確な金額が決定したときに適切な勘定科目に振り替える処理をします。

もし決算時に仮払金の金額や用途が確定しない場合には、貸借対照表の資産の部「その他流動資産」に振り分けられます。

ちなみに小口現金とも間違えられますが、小口現金は経費処理等をするためにある程度決まった金額を用意しておくための科目なので、違うということを覚えておきましょう。

参考:
法人クレジットカードのメリットと小口現金を併用する管理方法

仮払金の事例

・出張旅費や交通費など営業に必要になる事前経費
・買い出しにかかる経費
・何らかの用途に使う小口現金
など

立替金とは

立替金とは、取り引きにおいて役員や従業員、また取引先が支払うべき金銭を一時的に立て替えた時の科目です。

会社が一時的に何らかの代金を立て替えて支払っているため、会社側が債権者になると考えます。もちろん、将来的に回収する必要はありますが、一時的のため利息は設定しません。

立替金は、金銭を一時的に立て替える行為なので用途と金額が明確です。そこが仮払金との一番の違いです。

最終的には債権の回収にあたるため、相手方によって現金・手形・売掛金との相殺などへの振り替えが考えられます。

立替金の事例

・役員や従業員の個人的な支払い
・取引先が負担すべき運送料、引落手数料など
・雇用保険料
など

仮受金とは

仮受金とは、取り引きにおいて何らかの入金はあるが、入金事由が不明の場合に一時的に使用する科目のことです。

たとえば、ある取引先と複数の案件についてのやり取りをしている場合、入金処理の過程で金額のズレが生じたり、そもそも用途がわからない入金があった……、など1度は経験があると思います。

もちろん通帳を確認しながら突き合わせ確認は必要ですが、科目を付けることはできないため、明確な確認がとれるまでの間は仮受金となります。

預り金とは

預り金とは、取り引きにおいて従業員や取引先から預かった金銭のことで、後日返金するか第三者に代理支払いを行うまで、一時的に使用する科目のことです。

預り金が1年を超える場合は、長期預り金という科目を使用します。

預り金の事例

・従業員の社会保険料
・従業員の源泉所得税
など

ちなみに、消費税は物価の一部であり、預り金ではありません。

仮払金と立替金の違い、仮受金と預り金の違いまとめ

仮払金と立替金、仮受金と預り金の違いを理解したことで、わかることは何でしょうか。

仮払金は用途が不明な支出です。そのため、あまり多くの仮払金を計上してしまうと、使途不明な金銭があるように見えてしまうでしょう。

立替金は債権です。立替金が多く、その回収時期が決まっていない場合は、キャッシュフローの一部がうまく回転していないように見えてしまうでしょう。

仮受金が多い場合は、相手方との請求オペレーションの見直しが必要になるかもしれません。または、社内の請求管理がルール化されていないため、ミスが発生しているのかもしれません。

預り金は、一時的なキャッシュに過ぎませんが、預り金の意識がなく使い込んでしまうと一気に経営状況が悪化してしまうでしょう。

このように、それぞれちょっとした違い(のように感じる)かもしれませんが、仮払金、立替金、仮受金、預り金の特性によって扱い方や注意の仕方が異なります。

特にこれらの勘定科目は、発生している明確な理由付けができなければ、金融機関に悪い印象を与えてしまうこともあります。

仮払金、立替金、仮受金、預り金はそれぞれ意味が違いますが、どれも現時点では最終的な処理項目が決まっていない仕訳項目のことです。つまり、外部から見ると使途不明金に見えても仕方がないものです。

参考:
銀行が思わず融資したくなる決算書の12項目

ちょっとした取り扱いの注意で見られ方が変わってしまうものなので、しっかりと理解した上で使い分けられるように覚えておいてください。

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